Завдання до теми 3
1. Користуючись текстовим описом, побудувати схеми процесу матеріально-технічного забезпечення в компанії „Форд” до та після вдосконалення.
2. Визначити як змінилися основні входи, виходи, внутрішні та зовнішні постачальники і клієнти бізнес-процесу у зв’язку з проведенням реорганізації.
Текстовий опис процесу матеріально-технічного забезпечення в компанії „Форд” до вдосконалення
Використовуваний раніше «Фордом» процес закупівлі комплектуючих був традиційним. Він починався з того, що відділ закупівель посилав продавцеві замовлення-наряд, копія якого відправлялася у відділ по роботі з рахунками постачальників. Коли продавець відпускав товар і він доставлявся до «Форда», клерк у відділі приймання заповнював спеціальний бланк з описом товару і посилав його у відділ по роботі з рахунками постачальників. Тим часом продавець посилав свій інвойс у відділ по роботі з рахунками постачальників.
Тепер у цього відділу були три документи, що мають відношення до товару, який поступив: замовлення-наряд, документи про отримання товару і інвойс. Якщо у всіх трьох не було розбіжностей, співробітник відділу здійснював платіж. У більшості випадків так і траплялося, але час від часу з'являлися помилки. У випадку з відділом «Форда» по роботі з рахунками постачальників службовці витрачали левову частку свого часу на прояснення нечастих ситуацій, коли документи — замовлення-наряд, документи про отримання товару і інвойс розходилися. Іноді для ухвалення рішення були потрібні тижні й немислима кількість роботи , щоб з'ясувати причини розбіжностей в документах і усунути їх.
Текстовий опис процесу матеріально-технічного забезпечення в компанії
„Форд” після вдосконалення
Новий процес обробки рахунків постачальників, прийнятий у « Форді », радикально відрізнявся від колишнього. Співробітникам більше не доводилося звіряти замовлення-наряди з інвойсом і документами про отримання товару перш за все тому, що новий процес взагалі усунув інвойси.
Результати виявилися істотними. Тепер для оплати рахунків постачальників замість колишніх, 500 співробітників було потрібно лише125. Новий процес протікав таким чином. Коли покупець у відділі закупівель оформляв замовлення продавцеві на постачання, він одночасно вводив своє замовлення в базу даних, що працює в режимі «он-лайн». Продавець, як і раніше, посилав товар у відділ приймання.
Коли товар поступав туди, співробітник відділу приймання перевіряв на комп'ютері за базою даних, чи співпадають характеристики прибулого товару з відповідними показниками в замовленні-наряді. При цьому існують тільки два можливі варіанти: співпадають чи ні. Якщо співпадають, то службовець відділу приймає товар і натискає клавішу на пульті управління базою даних, в яку поступає повідомлення, що товар отриманий. Квитанція на товар тепер введена в базу даних, і комп'ютер автоматично складає чек і посилає його продавцеві у визначений час. Якщо раптом характеристики доставленого товару в чомусь не співпадуть із замовлення-нарядом з бази даних, то службовець відділу приймання відмовиться приймати товар і відправить його назад продавцеві.